Implementando um processo estruturado de Design em uma equipe ágil em crescimento

Esta iniciativa vai muito além de otimizar nosso tempo e recursos. É sobre assegurar que o produto final não seja apenas um amontoado de códigos e pixels, mas sim uma solução que realmente atenda às necessidades e desejos dos nossos usuários e partes interessadas.

O objetivo deste case de UX é compartilhar como implementamos um processo de design bem estruturado para uma equipe ágil que está crescendo e ainda tem um nível de maturidade em produto de baixo a médio. Queremos garantir que nossas entregas sejam feitas no tempo certo, atendam às expectativas dos clientes, sejam claras para o time de desenvolvimento e, acima de tudo, gerem valor real para o produto.

Queremos mostrar que, com um processo sólido em mãos, é possível crescer de forma estruturada, mantendo sempre o foco no que realmente importa: entregar valor e fazer a diferença na vida daqueles que confiam em nosso produto.

Definição do problema

Quando começamos nosso trabalho de implementação de um novo processo de design, sabíamos que a fase inicial de descoberta e definição seria fundamental para o sucesso.

Começamos identificando o cerne do problema: a ausência de um processo de design bem delineado. Isso resultava em entregas que não correspondiam às expectativas dos clientes e em uma comunicação pouco eficiente entre os membros da equipe. Para entender os desafios subjacentes, fizemos entrevistas detalhadas com os stakeholders.

A partir dessas conversas, três pontos críticos emergiram:

1. Desalinhamento de expectativas: Os clientes frequentemente recebiam algo diferente do que esperavam, o que gerava insatisfação.
2. Mudanças constantes no escopo: As alterações frequentes prejudicavam o planejamento e a execução dos projetos.
3. Comunicação ineficaz: Sem uma comunicação clara, era difícil manter todos alinhados aos objetivos.

Na busca pela compreensão de nossos desafios, recorremos ao método 5W1H, uma ferramenta que nos ajudou a desvendar o “grande problema” e a direcionar nossas energias de forma eficaz, desempenhando o papel de bússola em nossa jornada.

Com o problema definido, entramos em um cuidadoso alinhamento com nossos stakeholders. Ouvimos atentamente suas expectativas e ajustamos nossos objetivos em conjunto, visando um caminho que garantisse a satisfação e qualidade em cada entrega. Definimos três objetivos principais:

1. Melhorar o alinhamento com as expectativas dos clientes: Nossa meta é transformar cada entrega em um momento de satisfação genuína para nossos clientes, garantindo que suas expectativas sejam não apenas atendidas, mas superadas.
2. Estruturar um processo de design claro e eficiente: Buscamos criar um processo que seja acessível a todos, facilitando o trabalho de cada membro da equipe e garantindo eficiência em cada etapa do caminho.
3. Fomentar um ciclo de feedback contínuo e melhorias iterativas: Nosso objetivo é incorporar um ciclo constante de avaliação e aprimoramento, garantindo que nosso processo evolua continuamente para atender às necessidades em constante mudança.

Este esforço vai além da mera definição de processos; é sobre criar uma sinergia entre todos os envolvidos, onde cada etapa está alinhada com nossos objetivos e expectativas coletivas, preparando o terreno para um trabalho de sucesso.

Análise e empatia: Compreendendo contextos além das superfícies

Imagine esse processo como o ponto em que pegamos nossos binóculos para olhar a nossa volta e compreender completamente o terreno do mercado e os usuários que nele habitam. Mas como fizemos isso?

Primeiro, olhamos para o que outros Times de Design estão fazendo em suas empresas, como por exemplo Spotify, Zendesk, Invision e Uber. Observamos seus processos, como operam e quais estratégias eles tem adotado. Analisando suas metodologias compartilhadas utilizamos esses aprendizados como referência para moldar nosso próprio processo.

Em seguida, olhamos com cuidado para as pessoas envolvidas no processo. Esse olhar nos ajudou a visualizar quem são as personas para as quais estamos criando, compreendendo suas necessidades, desejos e dores.

Essa análise nos permite identificar padrões e brechas que precisamos preencher. Por exemplo, ao olhar para a Persona PO, podemos entender melhor quais são suas principais preocupações, suas tarefas diárias e onde podemos ajudar a tornar sua vida mais fácil.

Essa fase de análise e empatia é como a base de uma casa. Sem ela, tudo o que construímos em cima pode desmoronar. Então, dedicamos tempo e energia para garantir que entendemos completamente o terreno antes de começarmos a construir.

Ideação e estruturação: Criando o caminho

Agora que entendemos claramente os desafios e necessidades dos nossos usuários, é hora de dar vida à nossa visão na fase de ideação e estruturação. Este momento é crucial, onde cada passo é planejado e alinhado com nossos objetivos.

Para começar, utilizamos o Canvas de Proposta de Valor, uma ferramenta simples que nos ajudou a identificar e comunicar de forma clara os benefícios e recursos do nosso processo de design. Isso nos permitiu alinhar nossa proposta com as expectativas de todos os envolvidos, desde os usuários até os stakeholders.

Além disso, empregamos a metodologia “É — Não é — Faz — Não faz”, uma abordagem para definir os limites e características do nosso processo de design. Isso garantiu que todos na equipe tivessem uma compreensão compartilhada do que nosso processo envolveria e, igualmente importante, do que não envolveria.

Com todos os insights que reunimos até aqui, estamos prontos para esboçar o design inicial do nosso processo.

No esboço inicial acima tivemos a preocupação de levar em consideração três pontos cruciais:

1. Desenho do conceito: Nossa prioridade é criar uma visão clara do processo de design. Queremos algo que seja fácil de entender e implementar para toda a equipe.
2. Mapeamento de processos e artefatos: Aqui, detalhamos cada etapa do design, desde a descoberta até o lançamento. Isso inclui identificar as ferramentas específicas, documentos e atividades necessárias para garantir a qualidade e eficiência do nosso trabalho.
3. Integração ao fluxo de desenvolvimento atual: É essencial que nosso novo processo de design se encaixe perfeitamente ao fluxo de trabalho existente da equipe. Isso significa definir claramente os pontos de contato e transferências entre as diferentes fases de design e desenvolvimento.

Double Diamond vs Triple Diamond

A metodologia Double Diamond, que surgiu graças ao Design Council, revolucionou o mundo do design ao dividir o processo em duas etapas principais: Descobrir e Definir. Essas fases incentivam tanto a geração de ideias quanto a sua seleção. Mas, à medida que o design evoluiu e se integrou ao desenvolvimento ágil, tornou-se claro que uma estrutura mais robusta era necessária para lidar com projetos complexos e colaborativos.

E assim nasce o nosso Triple Diamond Design, tangibilizando o nosso processo de Design.

Por que essa mudança?

Imagine trabalhar em um projeto onde não basta apenas identificar problemas e criar soluções; você precisa testar, iterar e ajustar continuamente. O Triple Diamond adiciona uma terceira fase fundamental: Desenvolver. Isso significa que não paramos na criação de soluções; vamos além, refinando e ajustando com base em feedback real antes de implementar definitivamente.

A importância do acompanhamento

Vivemos em um mundo onde tudo muda rapidamente e a agilidade é essencial. É aqui que o Triple Diamond atua, com sua ênfase no acompanhamento contínuo do progresso. Em vez de seguir cegamente um plano, temos a flexibilidade de revisar e ajustar nossas abordagens conforme necessário. Essa prática não só minimiza desvios significativos, mas também assegura que o produto final seja de alta qualidade e relevância. É um processo dinâmico que mantém nossas soluções sempre sintonizadas com as necessidades reais.

Visibilidade dos processos

A transparência é uma das maiores vantagens do Triple Diamond. Cada fase — Descobrir, Definir e Desenvolver — é documentada e visível para todos os membros da equipe, desde designers até desenvolvedores e stakeholders. Essa visibilidade não só facilita a colaboração entre diferentes funções, mas também promove uma responsabilidade compartilhada e reduz a necessidade de retrabalho.

O que não pode ser medido, não pode ser gerenciado

William Edwards Deming, um dos grandes pensadores da gestão de qualidade, nos ensinou que “o que não pode ser medido, não pode ser gerenciado”. Essa frase destaca a importância vital da medição para melhorar continuamente nossos processos. Vamos agora explorar como planejamos avaliar o sucesso do nosso novo processo de design e o que esperamos alcançar com ele.

Usamos uma abordagem chamada HEART, que olha para cinco áreas-chave: Felicidade, Engajamento, Adoção, Retenção e Sucesso nas Tarefas. Queremos ver melhorias em algumas áreas específicas:

1. Satisfação do cliente: Queremos que nossas entregas estejam cada vez mais alinhadas com o que os clientes esperam.
2. Eficiência do tempo: Queremos reduzir o tempo que levamos para completar ciclos de trabalho e tornar as tarefas mais claras para todos.
3. Redução de retrabalho: Vamos deixar nossas especificações mais claras desde o início e seguir as melhores práticas de validação para evitar retrabalho.
4. Engajamento e retenção: Queremos que mais usuários se sintam engajados com nossos produtos e queiram continuar usando-os.

Estamos no começo do processo de implementação, então ainda estamos aprendendo e ajustando as coisas. Em breve, compartilharemos os resultados que obtivermos e quais mudanças fizemos com base no que aprendemos.

Continua… (em breve)

• Design de Processos
• Maturidade de Design
• Estudo de Caso